Taklaa nämä 4 työn tuloksellisuutta heikentävää elementtiä ja tapaa

Tässä postauksessa käsittelen neljää tavanomaista asiaa, jotka heikentävät tuloksellisuutta ja tehokkuutta työssä. Mitkä niistä ovat sinulle tuttuja? Nappaa talteen vinkit niiden taklaamiseen.

Tavara paljous työpisteellä

Millainen on ympäristö, jossa työskentelet? Yksi salakavalimmista työn tuloksellisuutta heikentävistä asioista on ympäristö ja ympäristön visuaaliset ärsykkeet. Se on salakavala siitä syystä, koska emme tule useinkaan ajatelleeksi työn tehokkuutta tästä näkökulmasta. Tiedostamme kyllä rauhallisuuden, äänten ja puheen sekä ergonomian merkityksen työympäristössä, mutta usein unohdamme tarkastella sitä, millaisia visuaalisia ärsykkeitä työpisteellämme on.

Kaikki mitä on työskentelytilassasi, on viesti ja ärsyke aivoille. Ympärillä olevat tavarat ovat siis sinulle viestejä, joihin aivosi joko reagoivat esim. harhautumalla ajattelemaan tekemättömien töiden pinoa tai tekemällä päätöksen olla reagoimatta näkyvästi ärsykkeisiin. Kuitenkin taustalla pyörii tällainen jatkuva kuormitus. Reagoimme ärsykkeisiin eri tavoin, mutta mitä visuaalisempi tai erityisherkempi ihminen olet, sitä suurempi vaikutus työskentelytilassa olevilla tavaroilla on keskittymiseesi ja kuormittumiseen. Suuri tavara määrä työskentelytilassa aiheuttaa siis myös kuormitusta, joka lisää palautumispainetta. Ja mikäli et kykene palautumaan riittävästi, heikentää kuormituksesi keskittymistä töihin seuraavana päivänä ja näin noidankehä on valmis.

Rauhoita siis työskentelytilasi ja karsi tavaroita vain tarpeellisiin. Kiinnitä erityisesti huomiota siihen mitä sijoitat näkökenttääsi työpisteellä. Tämä alue on kaikista kriittisin. Älä missään nimessä sijoita näkökenttään työpöydällesi tekemättömien töiden pinoa tai puhelinta. Tekemättömät työt nostavat mieleesi todennäköisemmin stressaavia ajatuksia kuin auttavat sinua keskittymään käsillä olevaan työtehtävään. Siirrä siis tekemättömien töiden pino näkökenttäsi ulkopuolelle työpisteellä. Jätä myös puhelin näkökenttäsi ulkopuolelle, ettei se varasta huomiotasi.

Tiesitkö, että pelkästään puhelimen oleminen näkökentässä, ilman, että otat sitä edes käteesi, laskee tutkimusten mukaan 30 % työskentelytehoa.

Laaduttomat tauot

Miten sinä vietät taukojasi? Mitä teet silloin? Mikä on taukojen merkitys sinulle? Taukojen tarkoituksena on palauttaa työstä ja lisätä voimavarojasi työskentelyä varten esim. ravitsemalla ja nesteyttämällä kehoa tai kasvattamalla henkistä kapasiteettia esim. meditaation tai hengitysharjoitusten avulla. Oikeanlaisten taukojen avulla voit myös kasvattaa keskittymistäsi ja kasvattaa rentoutta, joka on portti flowtilaan. Ei siis ole ihan sama, miten käytät taukosi. Kuormitatko niillä lisää itseäsi vai kasvatatko hyvinvointiasia ja edellytyksiäsi tulokselliseen työhön.

Millainen on sitten laaduton tauko? Laaduttoman tauon aikana kasvatat kuormitustasi ja kasvata palautumispainettasi. Yksi yleisimmistä virheistä taukojen suhteen on harhautua ajattelemaan, että aivotyöläiselle palauttavia taukoja ovat hetket somessa. Ehkä tämä ajatus aukeaa helpommin esimerkin kautta. Ajatus tietotyöläisen palautumisesta somessa on yhtä absurdi kuin, että puunhakkaaja väittäisi palautuvansa tauoilla kaikista parhaiten punnertamalla tai kaivamalla kuoppaa. Älä siis kuormita tauoillasi samoja lihaksia kuin työssäsi, vaan anna niille lepoa.

Laaduttomat tauot vaikeuttavat fokuksen säilyttämistä työssä.

Pistä siis puhelin piiloon taukojen ajaksi. Tee sen sijaan jotakin, mikä aktivoi kehosi lihaksia, tuo sinulle rennomman olon tai rauhoittaa ja tasapainotta mieltäsi; käy kävelyllä metsässä, kuuntele musiikkia, juttele työkaverin kanssa niitä näitä tai tee meditaatio. Kun satsaat laadukkaisiin taukoihin työpäivän aikana, pienennät palautumispainetta töiden jälkeiseltä ajalta.

Ilmoitukset

Keskeytysten määrä on suoraan verrannollinen siihen kuinka tehokasta ja tuloksellista työtä teemme. Jatkuvat keskeytykset estävät flowtilaan pääsyn ja luonnollisesti katkaisevat myös sen, mikäli sinne olet onnistunut pääsemään. Meiltä kuluu jopa 20 min saavuttaa sama keskittyneisyys ja työteho, kuin ennen keskeytystä.

Yksi suurimmista keskeyttäjistä työpäivän aikana ovat ilmoitukset. Hyvä asia tässä on se, että voimme vaikuttaa näihin keskeytyksiin ja hiljentää esim. puhelimen ja pikaviestitoimintojemme ilmoitukset. Sovi työpaikallasi pelisäännöistä siihen, kuinka sinua saa häiritä ja minkälaisella aikataululla sinun on vastattava takaisin. Varaa kuitenkin päiviisi vähintään pari tuntia keskeytyksetöntä työaikaa, jolloin et vastaisi viesteihin ja jolloin olet hiljentänyt kaikki ilmoitukset. Jos käytät Windowsin tietokonetta, hyödynnä sen omaa keskittymisavustajaa, jonka avulla voit hiljentää ja poistaa ilmoitukset käytöstä haluamallasi aikavälillä. Ääni ilmoitusten lisäksi estä myös ponnahdusikkunat. Myös ne keskeyttävät työtäsi yhtä lailla.

Omaan muistiin luottaminen

Onko sinulla tapana painaa asioita mieleesi, jotta voit hoitaa ne myöhemmin? Saatat esimerkiksi luottaa merkitseväsi sovitut tapaamiset myöhemmin ylös kalenteriin tai uskoa muistavasi soittaa asiakkaalle selvittämästäsi asiasta. Jos tapa kuulostaa tutulle, tässä seuraavaksi annan sinulle muutama perustelun, miksi tapa on erityisen huono ja heikentää paljon tuloksellisuuttasi. Ensiksikin teet tuplatyötä. On hölmöä sopia tapaaminen, painaa se mieleen ja luoda sitten itselle mieleen uusi tehtävä lisätä tapaaminen myöhemmin kalenteriin, kun sen sijaan voisit hoitaa asian kuntoon yhdellä kertaa. Hoida siis asiat kerralla kuntoon.

Tämän lisäksi kuormitat myös turhaan aivojasi. Aivoillasi on kyky pitää mielessä vai rajallisen määrän asioita. Jos siis jatkuvasti käytät mieltäsi muistamaan asioita, unohdan väistämättä jonkin asian ja tämä aiheuttaa sinulle stressiä. Sen lisäksi, jos yritämme pitää liian paljon asioita mielessä, menevät ne lopulta ”tilttiin”, lakkaavat toimimasta, koska kuormitus kasvaa liian suureksi. Aivojen kuormittaminen kasvattaa myös kehosi kokonaiskuormitusta ja on näin osaltaan luomassa kuormituksen noidankehää. Painamalla aina kaiken vain mieleen, estät myös itseäsi käyttämästä aivojesi koko kapasiteettia esim. luovaan työhön, koska aivojesi täytyy työskennellä jatkuvasti hoitaakseen niille annettu tehtävä muistaa jotkin asiat.

Anna siis aivoillesi tilaa nostaa pintaa uusia ajatuksia ja luoda jotain ainutlaatuista. Kirjaa kaikki muistettavat asiat heti ylös kalenteriin ja tyhjennä mieltäsi tarvittaessa työskentelyn ohessa paperille. Vältä tehtävien mieleen painamista ja kirjaa tehtävä sen sijaan esimerkiksi to do-listaan paperille tai tietokoneen muistilaput-sovellukseen, jonka olet kiinnittänyt aloitusnäyttöön.

Millaisia ajatuksia nämä tavat sinussa herättivät? Oliko jokin niistä sinulle erityisen tuttu? Mitä sinä voisit lähteä tekemään kasvattaaksesi tuloksellisuuttasi? Jos sinua kiinnostaa tutustua enemmän aikasyöppöihin, jotka heikentävät työn tuloksellisuutta ja oppia taklaaman ne, olen tehnyt sinulle niistä kurssin Save time – Aikasyöpöt kuriin. Tähän kurssiin pääset tutustumaan täältä.

Millainen työnhakija sinä olet? + 7 vinkkiä tulokselliseen työnhakuun

Klikkaa kuvaa avataksesi testi.

Kuinka sinä teet työnhakua ja miten hyvin sinulla on hallussa koko työnhakuprosessi? Kuinka paljon käytät aikaa viikossa työnhakuun ja entä pyydätkö palautetta työnhakuprosessin päätteeksi?

Testaa itsesi ja ota talteen vinkit siitä, mitä sinä voisit tehdä, organisoidaksesi työnhaun prosessisi tulokselliseksi.

Vinkit tulokselliseen työnhakuun

Kirjaa ylös ne tehtävät, joita lykkäät. Siellä ovat sinun työnhaun pullonkaulasi ja kehityskohtasi.

Soita työnantajaosapuolelle useassa eri vaiheessa hakuprosessia. Näin jäät paremmin mieleen.

Luo valmiit puhelunrungot noille puheluille. Näin varmasti tulet kysyneeksi kaiken tarvittavan

Kalenteroi ajankäyttöäsi. Tekemisen suunnitteleminen siirtää sinut pois tulipalojen sammuttelusta kohti tuloksellista tekemistä.

Tee kalenteristasi visuaalinen. Värikoodita kalenterisi tehtävät ja käytä halutessasi myös symboleja kuvaamaan eri tehtäviä.

Unelmoi. Käytä unelmointia apunasi löytämään todellinen motivaatiosi työnhakuun sekä selkeyttämään sitä, millainen tavoitteesi eli unelmiesi työpaikka on.

Seuraa työnhakusi tuloksia. Kirjaa ylös systemaattisesti työnhakusi eteneminen ja se palaute mitä saat työnhakuprosesseista. Kehitä näiden merkintöjen ja palautteen pohjalta omaa työnhakuasi.

Jos kaipaat lisäapua työnhaun organisointiin, on Caradsilla tarjolla loistava kurssi, jolla saat kaiken tarvittavan tiedon tiiviissä ja helposti omaksuttavassa sekä käyttöön otettavassa muodossa. Älä siis jää painimaan itseksesi haasteidesi kanssa, vaan lähde mukaan kurssille ja ota käyttöösi heti kaikki tuloksellisen työnhaun tekemiseksi. Tämän lisäksi kurssi on todella edullinen, verrattuna siihen aikaan, jonka tuhlaat tekemällä työnhakua tehottomasti ilman tuloksia. Kun satsaat työnhaun organisointiin, saavutat myös nopeammin päämääräsi ja etkä mitä tahansa päämäärää vaan sen unelmiesi työpaikan.

Pääset mukaan kurssille täältä. Tervetuloa kurssille!